Docs · Angebote
Der Eingang
Alle Antworten der Lieferanten landen in einem Postfach. Der Angebotsvergleich ruft es regelmäßig ab, erkennt, zu welcher Anfrage eine Mail gehört, und liest das Angebot aus.
Angebotsvergleich
Zuordnen
Jede Anfrage-Mail trägt eine eigene Antwortadresse je Lieferant. Antwortet der Lieferant darauf, ist die Zuordnung eindeutig. Fehlt sie, helfen Absenderdomain, Anfragenummer und Inhalt der Mail.
Lesen
Der Angebotsvergleich speichert die Originalmail mit allen Anhängen und liest danach Preise, Mengen, Gewichte, Zuschläge und Konditionen aus dem PDF oder, ohne PDF, aus dem Mailtext. Jeder Wert bekommt eine Sicherheit.
Nachrechnen
Danach wird nachgerechnet: Passen Preis, Menge und Positionswert zusammen, stimmt der Nettobetrag? Ist alles schlüssig und sicher erkannt, wird das Angebot bestätigt und geht in den Preisspiegel. Alles andere steht unter „Angebote zu prüfen“.
Mails ohne Zuordnung
Unter „Mails ohne Zuordnung“ stehen Mails, die die App keiner Anfrage sicher zuordnen konnte, etwa ein Angebot ohne Anfragenummer an die allgemeine Adresse. Mit „Mail zuordnen“ sehen Sie die Mail und wählen Anfrage, Lieferant und „Art der Nachricht“. Nach „Zuordnen und bearbeiten“ wird das Angebot gelesen.
Belege in Bearbeitung
Unter „Belege in Bearbeitung“ sehen Sie, welche Belege gerade gelesen werden und ob dabei ein Fehler aufgetreten ist.
Gut zu wissen
- Oben im Eingang steht, wann das Postfach zuletzt abgerufen wurde. Mit „Aktualisieren“ laden Sie den Stand neu.
- Das Lesen eines Angebots dauert etwa eine Minute. Die Originalmail ist schon vorher gespeichert und geht nicht verloren, auch wenn das Lesen scheitert.
- Rückfragen und Absagen erkennt die App als solche. Sie zählen als Antwort, erzeugen aber kein Angebot.